21.02.2006

Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen
Für Buchführungsunterlagen gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen (vgl. § 147 Abgabenordnung ? AO). Im Jahresabschluss ist ggf. für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung dieser Unterlagen eine Rückstellung zu bilden ¹⁾.

Mit Ablauf dieser Fristen können nach dem 31. Dezember 2005 folgende Unterlagen vernichtet werden: ²⁾

Zehnjährige Aufbewahrungsfrist:

- Bücher, Journale, Konten, Aufzeichnungen usw., in denen die 
  letzte Eintragung 1995 und früher erfolgt ist.
- Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, 
  die 1995 oder früher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Ver-
  ständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen.

- Buchungsbelege (z.B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanwei-
  sungen, Eigenbelege, Kontoauszüge ³⁾, Lohn- bzw. Gehaltsli-
  sten) aus dem Jahr 1995.

Die zehnjährige Aufbewahrungspflicht gilt auch für die Buchhaltungsdaten der betrieblichen EDV. Während des Aufbewahrungszeitraums muss der Zugriff auf diese Daten möglich sein. ⁴⁾ Bei einem Systemwechsel der betrieblichen EDV ist darauf zu achten, dass die bisherigen Daten in das neue System übernommen oder die bisher verwendeten Programme für den Zugriff auf die alten Daten weiter vorgehalten werden.

Diese Aufbewahrungsfrist gilt ebenfalls für Aufzeichnungen, die für ab dem 1. Januar 2003 beginnende Wirtschaftsjahre über Art und Inhalt von Geschäftsbeziehungen mit sog. nahe stehenden Personen bei Auslandsbeteiligungen im Sinne des § 1 AStG zu führen sind (vgl. § 90 Abs. 3 AO). Hierunter fallen u.a. Angaben zu Verrechnungspreisen bei verbundenen Unternehmen. Die Aufzeichnungen können schriftlich oder in elektronischer Form erstellt werden. ⁵⁾

Sechsjährige Aufbewahrungsfrist:

- Lohnkonten und Unterlagen (Bescheinigungen) zum Lohnkonto
   mit Eintragungen aus 1999 oder früher. ⁶⁾
- Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen sowie
  Geschäftsbriefe aus dem Jahr 1999 oder früher.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommmen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist (vgl. §§ 169, 170 AO).

¹⁾       BFH-Urteil vom 19. August 2002 VIII R 30/01 (BStBl 2003 II
     S. 131).

²⁾    Bei der Entscheidung über die Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen sollte auch überlegt werden, ob und welche Unterlagen evtl. als Beweise für eine spätere Betriebsprüfung bzw. für ein ggf. noch zu führendes Rechtsmittel ? trotz der offiziellen Vernichtungsmöglichkeit ? weiterhin aufbewahrt werden sollten.

³⁾       Ausdrucke elektronischer Kontoauszüge (Online-Banking) genügen den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten derzeit i.d.R. nicht; hier sind (wie bisher) die Kontoauszüge bzw. Monatssammelkontoauszüge der Kreditinstitute in Papierform zu archivieren.

⁴⁾    Siehe BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 ? IV D 2 ? S 0316 ? 
     136/01 (BStBl 2001 I S. 415).

⁵⁾    Siehe hierzu  die Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung vom 13. November 2003 (BStBl 2003 I S. 739).

⁶⁾    Siehe § 41 Abs. 1 Satz 10 EStG.